杭州市司法局关于印发《杭州市法律援助业务档案管理办法》的通知

浙江省杭州市司法局

杭州市司法局关于印发《杭州市法律援助业务档案管理办法》的通知
杭司[2004]37号

各区、县（市）司法局，市直律师事务所：
　　现将《杭州市法律援助业务档案管理办法》印发给你们，请遵照执行。执行中遇到问题，请及时与市法律援助中心联系。

二○○四年四月一日

杭州市法律援助业务档案管理办法

法律援助业务档案是法律援助中心履行法律援助职能，为贫困群体提供法律帮助的真实记录。它体现了援助机构的基本职能和社会作用。
为加强法律援助业务档案的归档和管理，根据《档案法》及有关规定，制定本办法。
第一条法律援助业务档案（简称业务档案）是指律师办理法律援助案件时所形成的文件材料。
第二条业务档案卷宗材料由法律援助案件承办人员负责整理，法律援助中心（简称中心，下同）统一归档。
第三条中心收到承办律师办结的案件基本材料后进行审查，认为符合要求的，按统一要求格式进行归档，材料不齐全的，退回补充。
第四条业务档案的立卷归档具体要求
一、业务档案分为诉讼和非诉讼二类，诉讼类包括刑事（含刑事辩护和刑事代理）、民事代理、行政诉讼代理；非诉讼类包括代书、谈判、调解、仲裁代理和其他非诉讼业务。
二、业务档案实行一案一卷，一卷一号。
三、法律援助案件承办人员（简称案件承办人员，下同）承办业务用的各种证明材料、往来公文、谈话笔录、调查记录等，必须用钢笔书写、签发或打印，要求字体工整、清晰，并一律采用A4纸，原件非A4纸的，应粘贴在A4纸上。
四、业务案卷必须使用与A4纸同样大小的纸张。
第五条业务案卷材料的收集、整理和排列顺序
一、案件承办人员接受指派开始承办案件时，即应同时注意收集保存有关材料，着手立卷的准备工作。
二、案件承办人员应在案件办理完毕后，即全面整理、检查办理该案的全部文书材料，要补齐遗漏的材料，去掉不必立卷归档的材料。
三、对已提交法院、仲裁机构或有关部门的证据材料，应将其复印件或副本入卷归档。对不能附卷归档的实物证据，承办律师可将其照片及证物的名称、数量、规格、特征、质量检查证明、保管处所等记载后归档。
第六条业务档案内归档材料应按照诉讼程序的客观进程或时间顺序排列。具体顺序为：
一、刑事卷
1、侦察阶段：
刑事法律援助指派通知书；
刑事法律援助公函；
为犯罪嫌疑人提供帮助的委托协议；
会见犯罪嫌疑人函；
会见犯罪嫌疑人笔录；
其他材料（取保候审申请书、控告、申诉申请书等等）。
2、审查起诉阶段：
刑事法律援助指派通知书；
刑事法律援助公函；
刑事辩护委托书；
会见犯罪嫌疑人函；
会见犯罪嫌疑人笔录；
相关证据材料复印件（起诉意见书等）；
其他（提请调查取证申请书、律师调查材料等）。
3、审判阶段：
刑事法律援助指派通知书；
刑事法律援助公函；
刑事辩护委托书；
起诉书（上诉书、抗诉书）；
阅卷笔录(主要证据材料复印件)；
会见被告人会见证明；
会见被告人会见笔录；
律师调查记录(证据材料)；
出庭通知书；
出庭笔录；
辩护意见（代理意见、辩护词、代理词）；
刑事判决书、裁定书、（上诉书）；
其他。
二、民事代理
民事法律援助指派通知书；
民事法律援助公函；
授权委托书；
委托代理合同；
起诉状、上诉状或抗诉书，答辩状；
阅卷笔录（材料复印件）；
询问当事人谈话笔录；
调查材料（律师自行调查证据，包括书证、物证、证人证言）；
诉讼保全申请书和法院裁定书（证据保全申请、先行给付申请）；
出庭通知书；
出庭笔录；
代理词；
判决书、裁定书、调解书；
三、行政诉讼代理
法律援助中心指派通知书；法律援助公函；授权委托书；
委托代理合同；起诉状、上诉状或抗诉书，答辩状；
阅卷笔录（证据材料复印件）；询问当事人谈话笔录；
律师调查的证据（包括书证、物证和证人证言）；
出庭通知书；
开庭笔录；
代理词；行政判决书、裁定书。
四、非诉讼案件
法律援助中心指派通知书；
授权委托书；
委托代理合同；
中心介绍信及相关的其他手续；
询问谈话笔录；
委托人提供的证据材料；
律师收集调查的材料；
律师出具的法律意见书，或草拟的法律文书，具体办理的法律事务活动的记录等；
各种非诉讼文书；
第七条终止办理的法律援助案件，案件承办人仍应按上述各类业务排列顺序立卷归档，卷后应附上终止法律援助的相关依据。
第八条法律援助业务档案装订要求
一、业务档案的装订要求按统一格式，一律使用阿拉伯数字逐页编号，页号位置打在正面右上角。卷内目录统一电脑制作。
二、装订前要进一步整理文书材料，对破损材料要修补、复制，复制件放在原件后一并立卷，对字迹难以辨认材料应当附上手抄件，主要外文材料要翻译成中文附后。需附卷的信封要平放，并保留邮票。
三、装订案卷使用棉线绳，三孔钉牢。
第九条法律援助案卷应在案件办结后十五日内整理立卷装订，交由法律援助中心档案管理员统一归档。
第十条档案保管员接收档案时应当进行审查，对不符合立卷规定要求的，可退回立卷人重新整理，合格后办理移交手续。
第十一条档案管理员对归档档案应在案卷封面左上角加盖“归档”章。
第十二条对已接收的案卷，按类别（分诉讼和非诉讼）、保管期限、年度顺序排列编号，绝密案卷单独编号。
第十三条同一案件由于审级改变或其他原因形成几个案号的案卷，应合并保管，合并保管的原则是按时间顺序形成的后卷随前卷保管。
第十四条档案管理员必须编制《案卷目录》和必要的检索卡片。
第十五条借阅档案必须履行一定的审批和登记手续，限定借阅期限，因特殊情况不能按期归还的应办理延期手续。
第十六条原案件承办人因工作需要，可以调阅原承办案件已归档的案卷。
第十七条外单位或当事人要求借阅法律援助业务档案的，应出示调卷申请，经主任批准，办理好借阅登记手续。
第十八条凡涉及国家机密或个人隐私的业务档案，以及当事人要求保密的档案，一律不得借阅和查阅。特殊情况必须查阅的，需报同级司法行政机关批准。
第十九条凡经批准允许查阅的档案，可以摘抄或复印所查阅的内容，但密级档案不在此列。
第二十条对查阅或借出的业务档案，由档案管理员负责催还。返还时如发现案卷被拆、文件材料短缺、涂改、增删、污损等情况，应立即向中心领导汇报并及时追查。
第二十一条档案管理人员必须严格遵守保密制度，保守国家机密和当人事秘密。不得违反制度向任何人提供档案和扩大利用范围，不得向他人泄露档案的内容。
第二十二条业务档案的保管期限规定为永久、长期、短期三种。
凡属于需要长远查考、利用的业务档案，列为永久保管。
凡属于长时期需要查考、利用，作为证据保存的业务档案，列为长期保管，保管期限为二十年至六十年。
凡属于一般时间需要查考、利用、作为证据保存的业务档案，列为短期保管，保管期限为五年至十五年。
第二十三条业务档案的保管期限，从案卷归档后的下一年起算。
第二十四条业务档案的具体保管期限，参照《法律援助律师业务档案保管期限表》（见附件）。
第二十五条档案室的档案目录登记簿、档案移交登记簿、档案销毁登记簿、档案检索卡片列为永久保管（提供相关蓝本）。
第二十六条对于超过保管期限的档案应定期进行鉴定。鉴定工作由中心主任、档案管理员和律师组成鉴定小组共同进行。
第二十七条经鉴定，对仍有保管价值的案卷，应采取提高保管期限档次的办法延长保管期限。对确无保存价值的档案应登记造册，连同销毁报告一并报同级司法行政机关，经书面批准后予以销毁。
第二十八条为防止遗失和泄密，销毁档案应由两人负责监销，监销人应在销毁清册上签字。
第二十九条档案库房应防火、防盗、防潮、防高温、防鼠、防虫、防光、防污染。室内要保持清洁、整齐、通风。
第三十条档案库房要专用，不得存放与档案无关的物品。严禁在库房內外存放易燃、易爆物品。
第三十一条随卷归档的特种载体档案，应单独存放，防止磁化，并根据保管期限定期复制。
第三十二条档案管理人员应定期对档案进行检查和清点，对于破损、虫蛀、鼠咬、字迹褪色的档案要及时采取防治措施，并进行修补和复制。发现案卷丢失的，应立即向有关领导报告，并积极查找。
第三十三条档案管理人员因岗位变动或调动工作时，应做好档案移交工作，办理交接手续。
第三十四条本《办法》自公布之日起施行。

附件：

法律援助律师业务档案保管期限表

一、刑事档案：
（一）具有下列情形之一的永久保管：
1、危害国家安全判处有期徒刑五年以上，普通刑事犯罪判处十五年以上的案件；
2、反映一定的社会历史情况并有代表性的或有重大影响或对律师业务研究有重大参考价值的典型案件；
3、重大涉外案件；
4、对案件的定罪量刑，律师有重大不同意见的案件；
5、其他需要永久保管的案件。
（二）具有下列情形之一的长期保管：
1、危害国家安全判处有期徒刑不满五年（包括判处拘役、管制、剥夺政治权利、免予刑事处分及缓刑）的案件；
2、普通刑事犯罪判处五年以上不满十五年有期徒刑的案件；
3、一般涉外案件；
4、其他需要长期保管的案件。
（三）具有下列情形之一的短期保管：
1、判处五年以下有期徒刑或给予其他刑事处罚的案件；
2、其他需要短期保管的案件。
二、民事代理档案：
（四）具有下列情形之一的永久保管：
1、房屋、土地、山林、水利（水面）等不动产权益纠纷案件；
2、反映一定社会历史情况有代表性的案件；
3、在本地区以上范围内有重大影响的案件；
4、诉讼标的在五十万元以上的案件；
5、较大的涉外案件；
6、对律师业务研究有重大参考价值的案件。
（五）具有下列情形之一的长期保管：
1、诉讼标的在十万元以上不满五十万元的案件；
2、一般涉外案件；
3、疑难的离婚和离婚涉及子女、财产的案件；
4、赡养、抚养案件中需要长期供养生活费的案件；
5、在本地区有重大影响的案件；
6、缺席判决的案件；
7、宣告失踪、死亡的案件；
8、其他需要长期保管的案件。
（六）具有下列情形之一的短期保管：
1、一般民事案件；
2、其他需要短期保管的案件。

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